图书馆VIP本科生档案管理办法
（2025年6月）
第一章 总则
第一条 为了贯彻落实国家教育部《高等学校档案管理办法》的精神，进一步规范本科生档案管理工作，提高档案管理工作水平，有效保护和利用档案，充分发挥本科生档案在学校教学、管理中的作用，为师生提供优质档案服务，根据《中华人民共和国档案法》《图书馆VIP档案管理办法》等要求，结合学生工作处实际，制定本办法。
第二条 本办法所称档案，是指在校本科生的学籍档案，包括但不限于学生高中档案材料、图书馆VIP学生登记表、军训小结、学籍档案（学历学位证书复印件、成绩单等）、党团材料、高等学校毕业生登记表、奖惩材料、体检表等。
第三条 学校学生工作处是本科生档案的归口管理部门，应严格执行国家、学校的有关规定，确保档案实体和信息安全，严守档案秘密，开发档案信息资源，满足学校师生的需要。
第二章 档案管理职责与人员设置
第四条 学生工作处学生事务管理办公室负责本科生档案管理工作，主要职责有：
（一）贯彻执行国家、安徽省、中国科学院和学校有关档案工作的法律法规和方针政策，综合管理本科生档案工作。
（二）制定部门档案工作规章制度并负责贯彻落实。
（三）建立健全本科生档案工作体系，开展档案工作人员的业务培训和指导。
（四）负责收集、整理、鉴定、统计、保管学校本科生档案及有关资料。
（五）做好档案安全管理工作，保守档案秘密，确保档案实体和信息安全，开展档案保护、维护档案完整工作。
（六）做好本科生档案的接收、管理、借阅和毕业生档案的转递工作。
（七）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。
第五条 学生工作处将档案管理工作列入部门工作计划，本科生档案工作人员主要负责：
（一）组织学习贯彻档案工作有关法律、政策和规章制度，将档案工作纳入部门工作计划和岗位职责范围内。
（二）负责本科生档案的收集、整理、立卷和归档工作，保障其完成档案工作必需的时间和条件，并作为年度考核的一项重要内容。
（三）对参与协助档案工作的学生助理进行相关指导培训工作。
第六条 本科生档案工作人员应遵纪守法、爱岗敬业、忠于职守，具备档案业务技能和相应的科学文化知识，不断提高现代化管理水平。
第三章 条件保障
第七条 本科生档案工作所需经费单独立项，列入部门预算。用于本科生档案工作所需的装具、设备等。
第八条 本科生档案室应确保安全，配备符合要求的档案库房和管理设施。定期进行安全检查，切实做好档案的防高低温、防尘、防霉菌、防有害气体、防光、防火、防有害生物、防潮、防水、防盗“十防”工作，消除安全隐患，改进和采用先进的档案保护技术，确保档案的实体安全和信息安全。
第九条 加快数字档案馆建设，保障本科生档案信息化建设与智慧校园建设同步。
第四章 档案管理
第十条 学生档案的接收、保管和转递
（一）每年本科新生报到时，大多数省份的新生会自行携带档案并直接交班主任保管。少数省份的学生档案由当地招生部门或学生原所在中学寄给我校招生办公室或学生工作处，核对后，将档案移交给新生班主任暂时保管。
（二）新生班主任负责更换《图书馆VIP学生档案袋》，并负责检查新生的档案材料是否齐全。新生档案材料包括：学籍表、入团或入党志愿书、各类获奖证书、考生报名登记表、考生体格检查表、外语口试记录卡、政策加分有效证件及证明材料、身份证复印件、诚信考试承诺书、志愿信息确认表等。如上述材料不全，班主任必须让新生向原所在中学索取，以保证中学阶段档案材料的完整性。
（三）通常在第二学期开学后，班主任将学生档案（少年班学院班级除外）移交至学生工作处学生事务管理办公室集中统一保管。
（四）班主任在学生毕业季，从学生工作处学生事务管理办公室领取学生档案，负责将学生大学阶段材料收齐归档。大学阶段应该归档的材料有：图书馆VIP学生登记表、毕业生登记表、学业成绩单、中英文学历学位证书复印件、党员材料、各类奖学金审批表或证书复印件、优秀毕业生审批表、惩处决定、军训小结、体检表等。
（五）班主任将档案材料与档案封面进行逐项核对，并填写《本科毕业生档案去向汇总表》，提交至学生工作处学生事务管理办公室。
（六）所有学生档案的移交都要认真做好签收、领取记录。
（七）毕业生到机关、国有企事业单位就业或定向招生就业的，转递至就业单位或定向单位；到非公单位就业、灵活就业及自主创业的，转递至就业创业地或户籍地公共就业人才服务机构；暂未就业的，可转递至户籍地公共就业人才服务机构；出国（境）的，原则上转递至户籍地公共就业人才服务机构；国内升学的，转递至录取学校。
毕业生档案由学校学生档案管理部门按规定有序转递，个人不能自带和保管。档案回户籍地的，有关联系方式可在“中国科大就业服务平台”微信小程序档案转递栏查询。
第十一条 档案的利用和管理
（一）第一学年结束转专业的学生档案，班主任可根据需要至学生工作处学生事务管理办公室查阅。
（二）查阅、摘抄、复印学生档案有关材料须经学生工作处领导批准方可办理。
（三）查（借）阅档案需查借人携带本人校园一卡通并填写《本科生档案查（借）阅申请表》。查（借）阅档案材料不得随便给别人传阅，不得在档案材料上划道、涂改，不得随意抽出或新增材料。
（四）我校毕业生持有本人身份证明，可申请查询与本人相关的档案。委托他人前来查询的，受委托人除须持有本人的身份证件外，还须持有当事人的身份证件和委托书，方可查询。校外单位或个人借阅档案，须持有合法介绍信，并经党委学工部处分管领导批准同意。
（五）退学学生档案需提交调档函，及时转递档案。
（六）死亡学生档案，由学生工作处保留十年后销毁。
第五章 本科生档案信息化建设
第十二条 根据国家档案管理相关规定要求，做好本科生档案信息化建设工作。每年毕业季完成当年本科毕业生档案扫描上传。
第十三条 毕业生档案扫描工作应按照规定，与具有档案扫描资质的公司签署正式合同，并签署保密协议，严格保证信息安全。
第十四条 学生工作处对档案扫描和上传工作进行全程监管和验收。
第六章 附则
第十五条 本办法由学生工作处负责解释。
第十六条 本办法自印发之日起施行。原《图书馆VIP普通本科学生档案管理规定》同时废止。